https://unsplash.com/photos/white-canon-cash-register-djb1whucfBY
Tilitoimiston valinta voi tuntua vaikealta yrityksille ja päättäjille monestakin syystä. Tilitoimisto on usein hyvin läheinen kumppani yrityksille, ja yhteistyön pitäisi olla tehokasta, tuottoisaa, ja saumatonta. Tilitoimistolla voi olla keskeinen rooli ruokkimassa yrityksen kasvua ja toisaalta myös pelastamassa aallon pohjista. Ilman henkilökohtaista tapaamista ja muiden asiakkaiden suositteluja voikin olla vaikea tehdä valintaa yritykselle sopivasta tilitoimistosta.
Hyvä tilitoimisto palvelee nopeasti
Asiakaspalvelun ja tuen laatu ja nopeus on keskeistä tilitoimistoa valittaessa, koska tilitoimiston rooli korostuu erityisesti kriittisissä tilanteissa. Hyvä tilitoimisto reagoi nopeasti ja tarjoaa asiantuntevaa neuvontaa, jotta yrityksen päättäjät voivat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä esimerkiksi budjettiin, veroihin ja lakimuutoksiin liittyen. Usein omalla paikkakunnalla toimiva tilitoimisto voi tarjota nopeinta palvelua, koska tällöin myös kasvotusten tapaaminen onnistuu helpoiten. Esimerkiksi tilitoimisto Lahti pystyy varmasti auttamaan Lahden seudun yrityksiä normaalisti nopeammin, kuin Päijät-Hämeen ulkopuolella toimivat toimistot.
Tilitoimiston tehtävä on myös pienentää yritystoimintaan liittyviä riskejä neuvonnan ja ajankohtaisen tiedon avulla. Esimerkiksi tilintarkastuksissa ja verolakien muuttuessa yrityksen on voitava luottaa siihen, että tilitoimisto ohjaa ja tukee nopeasti ja virheettömästi. Tämä minimoi yritystoimintaan liittyviä riskejä ja vähentää päättäjien työtaakkaa ja stressitasoja.
Palveluiden laajuudessa on eroja
Tilitoimistot nähdään usein vain kirjanpidon tekijänä, mutta tosiasiassa nykyaikaiset toimistot tarjoavat ison määrän erilaisia palveluita. Kirjanpidon lisäksi niiden palveluihin kuuluu esimerkiksi tilinpäätökset, veroilmoitukset, palkanlaskenta ja erilaiset neuvontapalvelut. Tilitoimisto voi esimerkiksi neuvoa yritykselle sopivan yrityslainan hakemisessa. Eri kokoisilla yrityksillä on hyvin erilaisia tarpeita ja myös kansainvälisillä markkinoilla toimivien yritysten tarpeet kasvavat nopeasti.
Pienet ja keskisuuret yritykset saattavat tarvita peruspalveluita, kuten kirjanpitoa ja tilinpäätöksen vuosittaisen teon, kun taas suuremmat yritykset ja ne, jotka toimivat useammassa maassa, voivat vaatia monimutkaisempia palveluita liittyen kansainväliseen verotukseen, lainsäädäntöön ja valuuttoihin.
Onkin tärkeää olla perillä siitä, että kaikki tilitoimistot eivät tarjoa kaiken kattavia palveluita. Pienet paikalliset tilitoimistot voivat keskittyä hyvin rajoitettuun palveluvalikoimaan, ja ne voivat tarjota palvelunsa myös edulliseen hintaan paikallisille pienille ja keskisuurille yrityksille. Yritysten on aina valittava tilitoimisto, jonka palvelut vastaavat omia tarpeita ja joka voi palvella myös yrityksen kasvaessa. Tilitoimiston vaihtaminen ei ole aina niin yksinkertaista, kuin voisi luulla, sillä monet toimistot ovat tarkkoja esimerkiksi siitä, että kirjanpito hoidetaan aina tietyllä (tai tietyillä) kirjanpito-ohjelmistolla. Monesti taas yritykset ovat integroineet oman kirjanpito-ohjelmistonsa myös esimerkiksi CRM:ään, joten tilitoimiston vaihtamisesta voi tulla hintavaa myös teknologisista syistä.
Riittääkö tilitoimiston asiantuntemus?
Valittaessa tilitoimistoa on tärkeää huomioida, tunteeko toimisto yrityksenne toimialaan liittyvät erityispiirteet. Olisi syytä valita tilitoimisto, joka ymmärtää toimialanne erityispiirteet ja lainsäädännön vaatimukset, sillä se auttaa välttämään virheitä ja optimoimaan verotuksen. Yrityksen päättäjät voivat myös nukkua yönsä paremmin, kun voivat luottaa tilitoimiston tekemiseen.
Esimerkiksi kansainvälistä liiketoimintaa harjoittaville yrityksille on hyödyllistä työskennellä tilitoimiston kanssa, joka tuntee monimutkaiset kansainväliset verolait ja kaupankäyntisäännökset. Moni asia muuttuu jo siirryttäessä Suomesta Viroon tai Ruotsiin, puhumattakaan Aasiaan tai Yhdysvaltoihin laajentamisesta. Samalla tavalla myös digitaaliseen alustaliiketoimintaan erikoistunut tilitoimisto osaa neuvoa digitaalisten tulovirtojen ja sähköisen kaupankäynnin veroasioissa. On tärkeää saada asiantuntevaa palvelua, joka tukee yrityksen kasvua ja auttaa navigoimaan toimialakohtaisissa haasteissa myös oma-aloitteisesti ilman patistamista.
Tilitoimistojen erilaiset hinnoittelumallit
Varsinkin pienet yritykset hakevat usein mahdollisimman edullista tilitoimistoa. Tilitoimisto nähdään tällöin yksinkertaisesti kirjanpidon ja tilinpäätöksen tekijänä, ilman toimistojen tarjoamaa muuta hyötyä. Hinta on luonnollisesti tärkeä tekijä, mutta tilitoimiston tuomat hyödyt esimerkiksi verotuksen optimoimisessa voivat olla huomattavasti tilitoimiston perimiä palvelumaksuja suurempia.
Tilitoimistojen hinnoittelumallit vaihtelevat ja ne heijastavat usein tarjottavien palveluiden laatua ja kattavuutta. Yleisimpiä hinnoittelumalleja ovat kiinteät kuukausihinnat ja tuntiperusteinen laskutus. Kiinteä kuukausihinta on selkeä ja suosittu vaihtoehto, sillä sen myötä tilitoimistosta ei tule ainakaan yllättäviä laskuja. Kiinteä hinta sopii erityisesti yrityksille, jotka tarvitsevat jatkuvaa palvelua, kuten säännöllistä kirjanpitoa ja palkanlaskentaa. Tuntiperusteinen laskutus on taas joustavampi malli, mikä sopii paremmin projekteihin. Tilitoimistoille tuntiperusteinen laskutus on normaalisti suositumpi vaihtoehto, koska tällöin asiantuntijoiden tekemästä työstä voidaan aina laskuttaa tehtyjen tuntimäärien mukaisesti.
Hinnoittelu voi kertoa paljon myös toimiston palvelun laadusta. Korkeampi hinta voi viestiä asiantuntemuksesta ja palvelun kattavuudesta, kun taas alhainen hinta voi indikoida hyvin riisuttuja palveluita. Uutta toimistoa valittaessa onkin hyvä olla yhteisymmärrys siitä, mitä toimiston hintoihin sisältyy. Varsinkin kuukausihinnan ongelmaksi voi muodostua ennakoitua suurempi työmäärä, mikä voi johtaa välien heikkenemiseen tilitoimiston ja yrityksen välillä.
Kysy muilta yrittäjiltä kokemuksista
Tilitoimistojen palvelun laadussa voi olla omalla paikkakunnalla merkittäviä eroja. Sen sijaan, että luottaisi vain intuitioon valinnassa, on hyvä kysyä muiden yrittäjien näkemyksiä ja kokemuksia eri toimistoista. Niistä voi nopeasti saada kuvan eri toimistojen eroavaisuuksista, jotka todennäköisesti ovat huomattavasti merkittävämpiä, kuin kymmenien eurojen erot esimerkiksi kuukausihinnassa.
Muiden suositukset tarjoavat lisäperspektiiviä tilitoimiston kykyihin ja luotettavuuteen, sillä ne perustuvat aiempien asiakkaiden kokemuksiin. Tilitoimiston pitkä ja vakiintunut historia voi myös viitata sen vakavaraisuuteen ja kykyyn palvella asiakkaita pitkäjänteisesti, joten tälläkin alalla pitkään toiminut yritys voi olla varmempi valinta, kuin juuri ovensa avannut toimisto.
Olisi myös tärkeää varmistaa, että tilitoimiston kirjanpitäjiltä löytyy alan koulutus, kuten KLT-tutkinto. KLT-tutkinto tai muu vastaava tutkinto takaa, että kirjanpitäjä ymmärtää eri aloihin liittyvät lainsäädännölliset vaatimukset ja standardit. Liian moni tuijottaa valinnassa vain toimistojen hintoihin ja tekee päätöksen liiaksi intuitioon pohjautuen, kun valinnan voi tehdä myös kattavasti tietoon perustuen.
