Yritystapahtumat ja kokoukset: 5 vinkkiä innostaviin tilaisuuksiin

Miten välttyä tylsiltä kokouspäiviltä? Nappaa alta parhaat vinkit innostaviin kokouksiin ja houkuttele tiimistä parhaat ideat ulos porukan osallistamisella ja hyvillä käytännöillä. Monesti tiimit kokoontuvat samojen pöytien ääreen kuin aina ennenkin, tutusta työpaikan keittiöstä löytyy kahvia ja pullapitko. Vältä kangistumasta kaavoihin ja sovella alta löytyviä vinkkejä eri kokoisiin yritystilaisuuksiin aina tiimipäivästä kokoustamiseen ja koko yrityksen laajuiseen tapahtumaan.

1. Järjestä tilaisuus toimiston ulkopuolella

Yksi helpoimmista muutoksista, minkä voit kokouspäivän suunnittelussa tehdä, on valita tilaisuudelle hieman erilainen ympäristö. Esimerkiksi tapahtumapalvelujen markkinapaikka Venuu on täynnä toinen toistaan mielenkiintoisempia tiloja ympäri Suomen, jotka ovat optimaalisia kokoustamiselle. Miten olisi esimerkiksi kokous saunatilan yhteydessä, jossa ideariihen jälkeen voidaan siirtyä löylyihin? Entäpä tila, josta löytyy myös biljardipöytä tai pöytäfutista? 

Kokouksen siirtäminen tutuista toimistotiloista muualle auttaa tiimiäsi asennoitumaan siihen, että tänään tapahtuu jotain mielenkiintoista. Tänään kannattaa olla hereillä. Tänään kannattaa antaa parastaan! 

2. Tarjoile kokouspäivän teemaan sopivaa purtavaa

Kokouspäivä saa heti positiivisemman tunnelman, kun tiimi huomaa, että heihin on panostettu. Tarjoiluilla voit tuoda kokouksiin vaihtelua niin oman toimiston tiloissa kuin päivää varten vuokratussakin lokaatiossa. 

Voit myös yhdistää tarjoilut kokoustamisen ytimeen valitsemalla juuri teidän porukalle sopivat purtavat. Onko yrityskulttuurinne rento? Tilaa pizzat! Panostatteko ekologisuuteen? Valitse maistuva, kasvis- ja vegaaniruokaa tarjoileva menu. Haluatko tuoda esiin tiimisi luovuutta? Kokeile jotain leikkimielistä, kuten esimerkiksi hodaribaaria tai erilaisia kuppikakkuja. Haluatko palkita tiimiä onnistuneesta projektista? Tarjoile astetta tyylikkäämpää ruokaa. Jotta tarjoiluista ei koidu liikaa stressiä, käänny catering-palvelun puoleen!

3. Ei pelkkää bisnestä

Tämä kohta vaatii tarkkaa suunnittelua. Kukaan ei halua, että heidän aikaansa tuhlataan, joten turhien alkuleikkien järjestäminen yritystilaisuuksissa ei välttämättä ole paras idea. On kuitenkin mukavaa, että tiimiläiset saavat viettää aikaa myös rennommissa merkeissä, sillä hyvien suhteiden kautta on myös helpompi hoitaa työasioita! 

Kokeile siis yhdistää leikkimielisempiäkin aktiviteetteja päivän teemaan. Esimerkiksi luovat kysymykset käsittelyssä olevan aiheen tiimoilta voivat luoda rennompaa tunnelmaa kokoustamisessa ja antaa osallistujille luvan heittää ilmoille niitä erikoisempiakin ideoita. Kun asiasisältöä tuodaan mukaan rennommissa merkeissä, luodaan tilaa luovuudelle.  

4. Jaa vastuuta

On selvää, että omistajuuden tunne vaikuttaa ihmisten motivaatioon. Niin myös kokoustamisessa! Jaa vastuuta tiimiläisille tai eri tiimeille kokouspäivän eri osuuksista. Monesti suunnittelu jätetään vain HR:n tai esihenkilöiden kontolle, mutta parhaat tiimipäivät ja kokoukset syntyvät yhteisvoimin. 

Jos kyseessä on koko firman kokouspäivä, voi HR hoitaa alustavat speksit kuntoon. Näitä ovat esimerkiksi osallistujien määrä, tilaisuuden ajankohta sekä kokousten pääasialliset teemat. Tuotetiimi voisi puolestaan ottaa koppia kokoustilan löytämisestä, myynnille voisi heittää pallon kokouksen rennommasta osasta ja markkinointi puolestaan suunnittelisi teemaan sopivan ruokailun. Esimiehille jää vastuu vain asiasisällön hoitamisesta ja kokonaisuuden hallinnasta. Jaetun vastuun avulla jokainen tulee paikalle tietäen mistä on kyse, sillä tiimit ovat perehtyneet kokouspäivän agendaan suunnitellessaan oman osuutensa istuvuutta kokonaisuuteen! 

5. Suunnittele asiasisältö hyvin

Hauska kokouspäivä täydellisessä vuokratilassa ja innovatiivisilla tarjoiluilla höystettynä on mahtava virkistys pitkien työviikkojen keskellä. Työajan käyttäminen vain hauskanpitoon on kuitenkin turhauttavaa, sillä jokaisen pöydällä on varmasti monta asiaa, jotka tulisi saada tehtyä. Tämän takia kokouksen asiasisältöön panostaminen onkin aivan elinehto hyvälle kokouspäivälle!

Mieti siis tarkasti, mikä on päivän tavoite. Mitä tulisi olla päivän päätteeksi tehtynä, jotta voidaan todeta kokouspäivän olleen onnistunut? Laadi sitten suunnitelma siitä, miten tähän tavoitteeseen päästään. Kerro myös tiimillesi etukäteen, mistä syystä kokous pidetään. Tämä auttaa jokaista asennoitumaan tilaisuuteen parhaiten.